Dzień kawy w biurze krok po kroku: skąd się wziął, pomysły na degustację i metody parzenia, budżet, podział zadań oraz wersja dla biura hybrydowego.
Dzień kawy w biurze to prosty pomysł: jeden dzień, w którym kawa jest czymś więcej niż szybkim kubkiem przy biurku. Zespół próbuje nowych smaków, poznaje różne sposoby parzenia i ma okazję porozmawiać przy wspólnym stole. Nie potrzeba do tego dużego budżetu ani specjalnego sprzętu, za to przyda się dobry plan. W tym artykule wyjaśniamy, skąd się wziął Dzień Kawy, podsuwamy pomysły na firmowe wydarzenie i podpowiadamy, jak je przygotować krok po kroku, także w biurze hybrydowym i w firmie, która pracuje na zmiany. Piszemy o jednodniowym wydarzeniu, a nie o cyklu szkoleń.
Skąd się wziął Dzień Kawy
Międzynarodowy Dzień Kawy przypada 1 października. Według Międzynarodowej Organizacji Kawy (International Coffee Organization, ICO) wiele krajów obchodziło wcześniej własne dni kawy w różnych terminach. Państwa członkowskie ICO uzgodniły jeden wspólny dzień, żeby miłośnicy kawy na całym świecie mogli świętować w tym samym czasie. ICO zwraca też uwagę, że 1 października zaczyna się nowy rok kawowy, czyli okres, według którego organizacja prowadzi swoje zestawienia.
Organizacja opisuje ten dzień jako święto różnorodności, jakości i pasji w świecie kawy, a także okazję, by pamiętać o rolnikach, którzy ją uprawiają. Więcej informacji znajdziesz na stronie Międzynarodowej Organizacji Kawy.
Firma nie musi trzymać się tej daty. Dzień kawy w biurze możecie zorganizować w dowolnym terminie, który pasuje zespołowi, na przykład w spokojniejszym tygodniu albo przy okazji spotkania całej firmy.
Pomysły na firmowy dzień kawy
Dobry dzień kawy nie musi mieć bogatego programu. Wystarczy jeden lub dwa pomysły, które pasują do waszego biura. Oto kilka sprawdzonych formatów:
- Degustacja: dwie lub trzy kawy o różnym pochodzeniu albo stopniu palenia, podane obok siebie w małych kubkach. Przy każdej leży karteczka z nazwą i miejsce na krótką notatkę. Nie chodzi o to, która kawa jest lepsza, tylko o to, czym się różnią.
- Różne metody parzenia: ta sama kawa przygotowana w ekspresie, w dripie (zaparzaczu przelewowym), we french pressie i w kawiarce. Każdy może porównać, jak zmienia się smak, i zobaczyć, ile pracy wymaga każda metoda.
- Barista na jeden dzień: osoba z zespołu, która lubi parzyć kawę, przez godzinę przygotowuje napoje dla chętnych i pokazuje, jak to robi.
- Kawa z domu: każdy, kto chce, przynosi swoją ulubioną kawę i opowiada w dwóch zdaniach, dlaczego ją wybiera.
- Quiz kawowy: kilka pytań o rodzaje kawy, metody parzenia i kawowe nazwy. Krótki, na dziesięć minut, najlepiej w przerwie.
- Kawa dla gości: jeśli tego dnia w biurze są klienci albo kandydaci na rozmowie, mogą skorzystać z tego samego stanowiska co zespół.
Pamiętaj też o osobach, które nie piją kawy albo wolą ją bez kofeiny. Herbata, kawa bezkofeinowa i kilka innych napojów sprawią, że nikt nie poczuje się pominięty. Przy stanowisku z dodatkami przydadzą się mleko krowie i roślinne oraz cukier.
Jeśli zespół chce się nauczyć parzenia krok po kroku, lepiej sprawdzi się osobne, dłuższe spotkanie. Jak je przygotować, opisujemy w artykule o warsztatach kawowych dla zespołu. Dzień kawy jest lżejszy: to kilka godzin, w których każdy może podejść, spróbować i wrócić do swoich zadań.
Jak zaplanować dzień kawy w biurze
Większość problemów z firmowymi wydarzeniami bierze się z tego, że nikt nie wie, kto za co odpowiada. Dlatego warto zacząć od prostej listy i jednej osoby, która ją prowadzi.
Budżet. Ustal kwotę z góry i sprawdź, kto w firmie ją zatwierdza. Zapisz, co kupujecie, a co już jest w biurze: kubki, ekspres, czajnik, serwetki. Często okazuje się, że do zakupu zostaje tylko kawa, mleko i coś do jedzenia. Kup tyle, ile potrzebujecie na ten dzień, z niewielkim zapasem. To, co zostanie, trafi do kuchni na co dzień.
Zakupy i sprzęt. Na kilka dni przed wydarzeniem sprawdź, czy sprzęt wystarczy. Czy ekspres poradzi sobie z większą liczbą kaw naraz? Czy przy stanowisku jest gniazdko na czajnik? Czy jest gdzie postawić kubki i pojemnik na fusy? Jeśli w biurze stoi automat od dostawcy albo dopiero porównujecie automaty z kawą do biura (serwis wydawcy), zapytaj z wyprzedzeniem, czy na ten dzień da się uzupełnić więcej kawy i kubków.
Kto za co odpowiada. Przy małym zespole wystarczą dwie lub trzy osoby. Dobrze sprawdza się taki podział:
- Koordynator: wybiera termin, wysyła zaproszenie i pilnuje listy zadań.
- Osoba od zakupów: kupuje kawę, mleko i dodatki, a potem rozlicza wydatki zgodnie z zasadami firmy.
- Osoby przy stanowiskach: parzą kawę, odpowiadają na pytania i dbają o porządek na stole.
- Sprzątanie: ktoś, kto na koniec dnia zmywa naczynia, opróżnia pojemnik na fusy i odkłada sprzęt na miejsce.
Termin, godziny i zaproszenie. Sprawdź kalendarz zespołu i unikaj dni, w których mija ważny termin albo połowa osób jest na urlopie. Zaproszenie wyślij z kilkudniowym wyprzedzeniem i napisz w nim, co się wydarzy, gdzie i w jakich godzinach. Stanowiska dobrze jest otworzyć w porach, w których ludzie i tak robią sobie przerwę. Jak ułożyć przerwy w ciągu dnia, piszemy w artykule o tym, jak organizować przerwę kawową.
Dzień kawy w biurze hybrydowym i na zmiany
Gdy część zespołu pracuje z domu, termin ma jeszcze większe znaczenie. Wybierz dzień, w którym w biurze jest najwięcej osób, i zapowiedz go odpowiednio wcześnie, żeby chętni mogli zaplanować przyjazd. Nikt nie powinien jednak czuć, że musi przyjść.
Osoby zdalne możecie zaprosić na krótkie spotkanie online przy kawie. Każdy parzy kawę u siebie, a kilka osób pokazuje swoją metodę albo opowiada o ulubionej kawie. To kwadrans, który łatwo wpasować w dzień pracy. Więcej o kawie w zespole, który dzieli czas między dom i biuro, piszemy w artykule o kawie w biurze hybrydowym.
W firmie, która pracuje na zmiany, jedno stanowisko w środku dnia nie wystarczy. Lepiej przygotować krótką wersję wydarzenia dla każdej zmiany albo zostawić dla późniejszej zmiany gotowy zestaw: kawę z degustacji, karteczki z opisami i instrukcję parzenia. Ważne, żeby nikt nie musiał przychodzić poza swoimi godzinami pracy.
Co zostawić na co dzień po wydarzeniu
Dzień kawy kończy się wieczorem, ale kilka rzeczy może zostać w biurze na dłużej:
- Krótka ankieta: dwa lub trzy pytania o to, co się podobało i czego zabrakło. Odpowiedzi pomogą przy następnym wydarzeniu i przy codziennych zakupach.
- Kawa, która smakowała najbardziej, może trafić do stałej listy zakupów.
- Metoda parzenia, która się spodobała, może zostać w kuchni jako dodatkowa opcja, razem z krótką instrukcją przy sprzęcie.
- Zasady sprzątania, które sprawdziły się w tym dniu, warto dopisać do regulaminu kuchni.
- Notatka dla kolejnego koordynatora: co kupić, ile osób przyszło i co zrobić inaczej.
Jeśli wydarzenie się przyjmie, możecie je powtarzać raz w roku albo przy okazji innych spotkań zespołu. Za każdym razem warto zmienić jeden element, na przykład kawy w degustacji albo metodę parzenia.
FAQ
Kiedy wypada Dzień Kawy? Międzynarodowy Dzień Kawy, ustalony przez Międzynarodową Organizację Kawy (ICO), przypada 1 października. Firmowy dzień kawy możecie zorganizować w dowolnym terminie.
Ile kosztuje zorganizowanie dnia kawy w biurze? To zależy od liczby osób i wybranych pomysłów. Ustal budżet z góry, sprawdź, co już jest w biurze, i kupuj tylko to, czego brakuje.
Czy potrzebny jest specjalny sprzęt? Nie. Wystarczy ekspres, który już stoi w biurze. Jeśli chcecie pokazać inne metody parzenia, często wystarczy pożyczyć sprzęt od osób z zespołu.
Jak włączyć osoby, które nie piją kawy? Przygotuj herbatę, kawę bezkofeinową i inne napoje. Dzień kawy to przede wszystkim okazja do spotkania, a nie tylko do picia kawy.
Czym dzień kawy różni się od warsztatów kawowych? Dzień kawy to luźne, jednodniowe wydarzenie, na które każdy wpada na chwilę. Warsztaty to dłuższe spotkanie, na którym uczestnicy uczą się parzenia krok po kroku.
Jak zorganizować dzień kawy, gdy część zespołu pracuje zdalnie? Wybierz dzień, w którym w biurze jest najwięcej osób, a dla osób zdalnych zaplanuj krótkie spotkanie online, na którym każdy pije kawę u siebie.